FossDoc

Система электронного документооборота Fossdoc — предназначена для автоматизации документооборота и делопроизводства, как в государственных, так и негосударственных предприятиях любых размеров и рода деятельности.

Система позволит организовать электронный архив документов, упорядочить процессы работы с входящей/исходящей корреспонденцией, поддерживать внутреннюю документацию на предприятии, работать с обращениями граждан и решать другие задачи. Система может быть легко перенастроена для учета специфики работы каждого конкретного предприятия. В Системе учтены положения Закона Украины об электронных документах и электронном документообороте.

Fossdoc отличается следующими преимуществами:

• Удобством представления документов и доступа к ним. В FossDoc любой физически существующий документ, равно как и любая другая информация (например, справочник), представляется пользователю как электронная карточка документа. С помощью карточки можно «присоединить» к данному документу другие документы или файлы. При этом физически документ находится в базе данных на сервере. Реализованы ссылочные связи между документами и связи по типу главный документ — подчиненный документ.
• Эффективной системой контроля исполнения поручений и документов. Вы всегда будете в курсе текущих дел сотрудников, сможете устанавливать и контролировать сроки исполнения документов и поручений.
• Удобным и гибким механизмом согласования проектов документов. Система предоставляет удобные средства автоматизации согласования проектов документов сотрудниками предприятия. Поддерживается версионность проектов.
• Интеграцией с популярным офисным программным обеспечением. Работа с документами FossDoc может выполняться с помощью популярных прикладных программ и офисных приложений (Microsoft Word, Microsoft Excel). Возможно создание документов в формате Word, используя шаблоны документов, а также заполнение их информацией из базы данных сервера документооборота.
• Разграничением доступа пользователей. В системе существуют гибкие и надежные средства разграничения полномочий и контроля над доступом к документам.
• Мощным поисковым сервисом. Программа поиска документов поможет Вам задавать условия поиска любой сложности с возможностью просмотра вложенных и связанных документов.
• Доступом к базе данных через Web-интерфейс. С помощью любого Web-браузера Вы сможете получить доступ к документам и справочникам предприятия. Находясь вне офиса, Вы будете в курсе текущих дел предприятия. (Поработать с системой через Web-интерфейс)
• Поддержкой истории изменения документа. Работа пользователей с документами может протоколироваться, так что Вы всегда будете в курсе, кто автор тех или иных решений или изменений по интересующему документу.
• Механизмом мгновенных оповещений (Уведомитель). В Системе реализован механизм мгновенных уведомлений, позволяющий в режиме реального времени информировать Вас о новых, пришедших к Вам документах, и других событиях. Вы можете настроить наиболее подходящий способ уведомления (звуковой сигнал, всплывающее окно, мигание иконки в системном трее).
• Интеграцией с почтой НБУ (опция для банков). При использовании FossDoc совместно с электронной почтой FossMail система FossDoc теперь автоматически распознает электронные письма НБУ и конвертирует их в документы вида “Входящее письмо” FossDoc. Данные документы затем направляются в канцелярию на регистрацию. FossDoc обрабатывает вложенные файлы, содержащиеся в почтовых сообщениях НБУ, при необходимости, автоматически распаковывает архивы, преобразовывает текстовые файлы в формат UTF-8, извлекает содержимое файлов в поле “Содержание” документа “Входящее письмо” FossDoc.34